Teniendo en cuenta que los datos relativos al estado civil de las personas son de naturaleza pública, las copias y certificados de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción pueden ser entregadas a cualquier persona sin la autorización previa y expresa del titular, con dos excepciones:

1. El registro civil contenga algún dato sensible
2. Se trate de niños, niñas y adolescentes

1. Expedición de copias cuando el registro civil contenga dato sensible

En caso de que el registro civil contenga algún dato que pueda catalogarse como sensible por afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, como los relativos a los procesos de adopción, la corrección del componente sexo, la inscripción de personas intersexuales, causa de la defunción, el funcionario registral solo podrá expedir la copia de ese registro civil al titular, sus causahabientes, sus representantes legales, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o a los terceros autorizados por el titular o por la ley.

En los demás casos, el funcionario registral solo podrá expedir el certificado de registro civil como lo contempla el artículo 110 del Decreto Ley 1260 de 1970, a fin de garantizar el derecho a la intimidad del titular.    

En la solicitud de copias o certificados de registro civil, los funcionarios deberán dejar constancia de la finalidad que le antecede a cada una de las solicitudes instaurada por los peticionarios, la cual deberá constar en la casilla de “Justificación para la solicitud y utilización de documentos”, obrante en el “Formato Único de Solicitudes de Copias o Certificados de Registro Civil”. Formato CDFT-02.

Lo anterior, en consideración a los principios de buena fe, finalidad legítima que le asisten a los involucrados, acuerdo a la Constitución y la Ley.

1. Expedición de copias y certificado de Registro Civil de datos de niños, niñas y adolescentes

Con el fin de respetar y proteger el interés superior de los niños, las niñas y adolescentes, para la expedición de copias o certificados de registros civiles de menores de 18 años, se deberá acreditar alguna de las calidades establecidas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, de personas a las cuales se les puede suministrar la información:

1. a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
   b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
   c) A los terceros autorizados por el representante legal del titular o por la ley.

(Tomado de la Circular Única de Registro Civil e Identificación Versión 5 – 15 de Mayo de 2020 – Registraduría Nacional del Estado Civil.  Puede verse en https://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/circular_unica_rc_e_identificacion_version_5_-_15_de_mayo_2020.compressed.pdf )