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Datos personales que recopilamos
MisCertificados.co recopila y trata los siguientes datos personales de sus usuarios, según corresponda a la
naturaleza del servicio solicitado:
- Nombre completo y apellidos.
- Documento de identificación (cédula de ciudadanía, pasaporte u otro).
- Dirección física de residencia o correspondencia.
- Dirección de correo electrónico.
- Número(s) de teléfono o celular.
- Información de facturación y medios de pago.
- Dirección IP, cookies y datos de navegación en el sitio web.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades:
-
Gestión del servicio: realizar la consulta, trámite, gestión y entrega de certificados,
registros civiles, escrituras públicas y demás documentos solicitados por el usuario.
-
Cumplimiento legal y contractual: dar cumplimiento a obligaciones contractuales,
contables, fiscales y legales derivadas de la relación con el usuario.
-
Comunicación con el usuario: enviar notificaciones, actualizaciones del servicio y
responder solicitudes, quejas o reclamos.
-
Gestión administrativa y operativa: mantener bases de datos internas, verificar la
disponibilidad de documentos y realizar procesos de facturación y cobranza.
-
Publicidad y mercadeo digital: enviar información comercial relacionada con nuestros
servicios y realizar campañas de publicidad digital, incluyendo técnicas de remarketing con Google Ads
y otras plataformas publicitarias.
-
Transferencia a terceros: compartir datos, cuando sea necesario, con:
- Entidades estatales competentes (Registradurías, Notarías, Cancillería, entre otras).
- Proveedores tecnológicos y logísticos que apoyan la prestación de nuestros servicios.
- Google y otros terceros para fines publicitarios, estadísticos y de remarketing.
01 - Introducción
La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar
y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o
privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros, a respetar los derechos y
garantías previstos en la Constitución cuando se Trata esta clase de información.
Así mismo, la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a la información, de
manera tal que reciba información veraz e imparcial.
SERVICIOS DOCUMENTALES S.A.S. (en adelante “La Compañía”) está comprometida con el cumplimiento de la
regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de
la información. Por esta razón, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante,
“La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos
Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los
terceros con quien ésta se relacione contractual o comercialmente.
La Compañía, dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe, transmite y trata Datos
Personales, por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.
02 - Objetivo
El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas
implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable,
así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los
Datos Personales sobre los que la Compañía realiza algún tipo de Tratamiento.
03 - Alcance
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Compañía, sus directores,
administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que
la Compañía tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.
Todos los Colaboradores de la Compañía deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el
desarrollo de sus funciones.
04 - Definiciones
Las palabras y términos que se definen seguidamente, cuando se escriban con mayúscula inicial, tendrán los
significados que aquí se les atribuye, independientemente del lugar de la Política en que se utilicen.
-
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar
a cabo el Tratamiento.
-
Autorizado: todas las personas que, bajo responsabilidad de la Compañía, sus Encargados
o aliados comerciales, pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización
otorgada por el Titular.
-
Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento,
electrónico o no.
-
Consulta: solicitud del Titular del Dato Personal, o de las personas autorizadas por éste
o por la ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.
-
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales, determinadas o determinables.
- Dato Personal Privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
-
Dato Personal Público: el calificado como tal por la ley o la Constitución, como los
datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, etc.
-
Dato Personal Semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento puede interesar a cierto sector o a la sociedad en general.
-
Dato Personal Sensible: dato que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, como datos de salud, orientación política, religiosa, biométricos, etc.
-
Encargado: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del
Responsable.
-
Entidades Vinculadas: personas jurídicas con las cuales La Compañía tiene relaciones
contractuales estratégicas o comerciales.
-
Reclamo: solicitud del Titular o de las personas autorizadas para corregir, actualizar o
suprimir sus Datos Personales, o cuando adviertan un presunto incumplimiento del régimen de protección de
datos.
- Responsable: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
- Titular del dato: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
-
Tratamiento: cualquier operación sobre Datos Personales, como recolección,
almacenamiento, uso, circulación, transferencia, actualización o supresión.
-
Transmisión: Tratamiento que implica comunicación de datos dentro o fuera de Colombia
para que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
-
Transferencia: Tratamiento en el que el Responsable o Encargado envía los Datos
Personales a otro Responsable dentro o fuera del país.
-
Requisito de procedibilidad: reclamación directa al Responsable o Encargado que debe
presentar el Titular antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
05 - Principios para el Tratamiento de Datos Personales
Relacionados con la recolección de datos
-
Principio de Libertad: la recolección de datos sólo puede ejercerse con autorización
previa, expresa e informada del Titular, salvo norma legal en contrario.
-
Principio de Limitación de la Recolección: sólo deben recolectarse los Datos Personales
estrictamente necesarios para las finalidades del Tratamiento.
Relacionados con el uso de datos
-
Principio de Finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada
al Titular de forma previa, clara y específica.
-
Principio de Temporalidad: los Datos Personales se conservarán sólo por el tiempo
razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales.
Relacionados con la calidad de la información
-
Principio de Veracidad o Calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
Relacionados con la protección, el acceso y circulación
-
Principio de Seguridad: cumplimiento de medidas técnicas, humanas y administrativas para
proteger los datos.
-
Principio de Transparencia: el Titular puede obtener información sobre sus datos en
cualquier momento.
-
Principio de Acceso y Circulación Restringida: sólo tienen acceso el Titular, sus
autorizados o las personas con mandato legal o judicial.
-
Principio de Confidencialidad: obligación de reserva incluso después de finalizada la
relación con la Compañía.
06 - Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad
La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por
el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto
social. El Tratamiento podrá realizarse por medios físicos, automatizados o digitales.
Entre otros fines, la Compañía podrá:
-
Ejercer su derecho de conocer suficientemente al Titular, gestionar relaciones precontractuales,
contractuales y poscontractuales.
-
Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo (análisis de consumo, beneficios, promociones, etc.).
-
Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y terceros.
-
Gestionar consultas, PQR, encuestas de satisfacción y notificaciones sobre pedidos y despachos.
-
Realizar análisis estadísticos, facturación, telemercadeo y verificación de identidad para prevenir
fraude, lavado de activos o financiación del terrorismo.
-
Implementar programas de inteligencia artificial y gestiones de orden tributario, contable y fiscal.
-
Tratar datos de empleados para todo lo relacionado con cuestiones laborales y de seguridad social.
El Titular autoriza además la transferencia de sus datos a Entidades Vinculadas para las mismas finalidades.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del
Tratamiento.
07 - Derechos de los Titulares de los Datos
-
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del
Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
-
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
-
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el Tratamiento no respete los
principios y garantías legales.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales.
08 - Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable
Respecto del Titular del dato
- Garantizar el pleno y efectivo ejercicio de los derechos del Titular.
- Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada.
- Informar claramente la finalidad del Tratamiento.
- Informar, a solicitud, el uso dado a los datos.
Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad
- Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.
-
Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso no
autorizado.
- Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.
Respecto del Tratamiento a través de un Encargado
- Suministrar al Encargado sólo los datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
- Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa y actualizada.
-
Comunicar oportunamente las novedades y rectificaciones para que el Encargado realice los ajustes
pertinentes.
- Exigir al Encargado el respeto por las condiciones de seguridad y privacidad.
Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
-
Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información.
- Cumplir instrucciones y requerimientos de la autoridad de control.
09 - Deberes de la Compañía cuando obra como Encargado
- Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información de forma segura.
- Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente.
-
Actualizar la información reportada por los Responsables dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
- Tramitar consultas y reclamos de los Titulares.
- Abstenerse de circular información controvertida por el Titular y bloqueada por la SIC.
- Permitir el acceso sólo a personas autorizadas.
- Informar a la SIC sobre violaciones a la seguridad.
10 - De la Autorización
1. Autorización para el Tratamiento de Datos
Debe obtenerse autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo datos públicos o excepciones
legales. Se informará la finalidad, carácter facultativo de ciertos datos, derechos del Titular e
identificación de la Compañía.
La Autorización puede obtenerse por cualquier medio verificable (web, formularios, mensajes de datos, etc.) o
por conductas inequívocas del Titular.
2. Autorización para Tratamiento de datos sensibles
- La autorización debe ser explícita.
- Se debe informar que el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Se debe informar cuáles datos son sensibles y su finalidad.
3. Autorización para Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)
-
La autorización debe ser otorgada por quienes estén facultados para representar a los NNA, garantizando el
derecho a ser escuchados.
- Es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
-
El Tratamiento se hará respetando sus derechos y con autorización del padre, madre o representante legal.
11 - Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales
La Compañía podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables cuando esté autorizado por el
Titular, por la ley o por mandato administrativo o judicial.
12 - Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales
La Compañía podrá enviar o transmitir datos a Encargados dentro o fuera de Colombia cuando cuente con la
autorización del Titular o cuando exista un contrato de transmisión de datos que regule las obligaciones en
materia de protección de datos.
13 - Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos
Para ejercer sus derechos, los Titulares o personas legitimadas podrán escribir al correo electrónico
servicioalcliente@miscertificados.co, donde podrán presentar consultas, quejas y reclamos
asociados al derecho de hábeas data.
El reclamo debe dirigirse a SERVICIOS DOCUMENTALES S.A.S. e incluir como mínimo: nombre e identificación,
descripción de los hechos, dirección de respuesta y soportes que se quieran hacer valer.
La respuesta a consultas se dará en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más informando
la razón de la demora. Los reclamos se atenderán en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho
(8) días más.
14 - Persona o área responsable de la protección de los Datos Personales
El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de esta función y puede contactarse a
través del correo servicioalcliente@miscertificados.co.
15 - Datos del Responsable del Tratamiento
- Razón social: SERVICIOS DOCUMENTALES S.A.S.
- NIT: 901.404.309-3
-
Dirección: Edificio Colseguros Carrera 7 No. 17 - 01 Oficina 1042, Bogotá - Colombia
- Correo electrónico: notificaciones@serviciosdocumentales.co
- Teléfono: PBX +57 (323) 2901314 · Cel. 3102431797
- Página web: www.miscertificados.co
16 - Políticas de seguridad de la información
La Compañía adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas para procurar la seguridad de los Datos
Personales, protegiendo su confidencialidad, integridad y acceso frente a usos no autorizados o fraudulentos.
Estas medidas se incluyen en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales. El Tratamiento de los datos
se mantendrá desde el inicio de la relación con el Titular hasta que se termine la finalidad o la Compañía se
disuelva y liquide.
17 - Ajustes a la Política de Tratamiento de Datos Personales
La Compañía puede ajustar o modificar esta Política, informando la fecha de actualización en la página web
www.miscertificados.co o mediante otros medios idóneos.
Personas legitimadas
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por:
- El Titular, acreditando su identidad.
- Sus causahabientes, acreditando tal calidad.
- El representante y/o apoderado del Titular.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- En el caso de niños, niñas o adolescentes, por las personas facultadas para representarlos.